Procedure Auditing esterno

PROCEDURE PER LE ATTIVITÀ DI AUDITING ESTERNO ALL’AZIENDA DI RICERCA

 Ottobre 2014

In ordine all’attività di auditing realizzato dai Committenti per il controllo dell’attività di ricerca svolta dagli Istituti, Assirm invita i propri Associati ad adottare e rispettare le seguenti linee guida ispirate a criteri di norma generale, specifiche norme di legge e consuetudini.

Principio generale: le attività di auditing non devono avere carattere inquisitorio, ma debbono rappresentare solo un momento di confronto e di miglioramento.

Assirm ha elaborato le seguenti raccomandazioni e procedure:

1) Modalità di identificazione degli intervistatori: posto che le attività di auditing sono dirette a valutare il lavoro e non i lavoratori, al fine di tutelare la riservatezza e la privacy del personale, Assirm raccomanda ai propri Associati di non trasmettere ai Committenti o alle società incaricate dei controlli, i nominativi degli intervistatori e/o di altro personale, ma codici identificativi univoci, decriptabili unicamente dagli Istituti.

2) Modalità di identificazione degli intervistati: nel pieno rispetto della legge sulla privacy (d.lgs. 196/2003), Assirm raccomanda ai propri Associati di non trasmettere i nominativi dei soggetti intervistati né alle società di auditing, né agli stessi Committenti – nei casi in cui l’Istituto non realizzi la ricerca su nominativi forniti dai Committenti stessi – ma di consentire a tali soggetti esclusivamente l’accesso ai nominativi all’unico fine di realizzare i controlli. Nonostante si tratti di solo accesso, si invita gli associati a rispettare quanto previsto ex art. 29 d.lgs. 196/2003.

3) Diritto dell’Istituto di assistere a tutte le fasi di controllo, nessuna esclusa: Assirm raccomanda agli Istituti di assistere a tutte le procedure di controllo eseguite dalle società di auditing o dallo stesso Committente. Inoltre, si invitano gli Associati a richiedere che le eventuali telefonate di controllo ai soggetti intervistati vengano effettuate presso gli uffici degli Istituti, dando modo a questi ultimi di ascoltare le domande e le risposte, ed eventualmente replicare alle contestazioni sollevate dalla società di auditing, al fine di chiarire immediatamente eventuali contestazioni.

4) Accordo su tipologia e modalità delle attività di controllo: Assirm raccomanda ai propri Associati di concordare – già in fase di negoziazione contrattuale – con i Committenti, la tipologia di controlli che questi ultimi potranno effettuare e l’eventuale affidamento di tale attività a soggetti terzi.

Raccomanda altresì, agli Istituti di rifiutarsi di subire controlli che:

1. siano considerati intrusivi;
2. alterino gli esiti della ricerca;
3. alterino le procedure di field impostate dall’Istituto;
4. comportino costi aggiuntivi per l’Istituto, salvo che dei costi aggiuntivi si faccia carico il Committente. In genere qualora il controllo fosse riferito ad un numero di intervistati superiore al 15% del totale campione è probabile che possa incorrere in costi aggiuntivi.Inoltre qualora le telefonate di controllo non fossero fatte da persone dipendenti della società di controllo, ma da personale messo a disposizione dall’Istituto, il Committente dovrà farsi carico anche di questi extra-costi;
5. non salvaguardino la privacy ed impongano all’Istituto azioni contrarie alle norme di etica e di deontologia professionale cui è tenuto;
6. possano essere sostituiti da altri controlli meno invasivi o meno costosi.

5) Accordo sul testo delle domande nelle attività di auditing: Assirm raccomanda agli Istituti di conoscere e concordare, già in fase di negoziazione del contratto, le domande di controllo che il Committente o la società di auditing, ove incaricata, intenderà rivolgere agli intervistati.

6) Attività di controllo svolte da Istituti concorrenti: Assirm raccomanda ai propri Associati di rifiutarsi di ricevere auditing da parte di altri Associati e/o di società che svolgono attività di ricerche di mercato in concorrenza con Istituto sottoposto a controllo.

7) Esito delle attività di controllo: Assirm raccomanda ai propri Associati di verificare il rapporto finale dell’attività di controllo del Committente o della società di auditing incaricata, che dovrà limitarsi a riportare quanto rilevato, astenendosi dal fare valutazioni dell’Istituto non strettamente attinenti ai controlli eseguiti.

8) Copia finale del rapporto: Assirm, infine, raccomanda agli Istituti di pretendere copia del rapporto finale completo di valutazioni o qualsivoglia considerazione o conclusione emessa della società di auditing e di concordare con il Committente uno momento di confronto sull’esito dell’attività di controllo.